放デイの記録が時間内に終わらない…毎日残らずに書き終える7つの工夫【職員向け】

先に結論

① 終わらないのは、書くのが遅いからとは限りません。

② いちばん多いのは「書く前に、書くことが決まっていない」状態です。

③ 効くのはその場で3つ拾っておくこと。あとで思い出す時間がまるごと消えます。

④ 書く順番を固定すると、迷う時間が減ります。

⑤ それでも終わらないなら、個人の工夫では届かないところに原因があります。

3つのうち、どれですか

• ① 思い出せない　パソコンの前に座ってから「今日この子、何してたっけ」と考え始める。→ いちばん多い型。この記事の前半で扱います。
• ② 書き方が決まっていない　毎回ゼロから文を組み立てている。言い回しに迷う。→ 型を決めると速くなります。
• ③ そもそも時間が用意されていない　記録を書く時間が、勤務時間の中に入っていない。→ 個人の工夫では届きません。後半で扱います。

①と②は明日から変えられます。

③は事業所に持っていく話です。

混ぜて考えると、自分を責め続けることになります。

拾うのは3つだけ

• ① いつ・どの場面か　「おやつ」「宿題」「集団あそび」など、ひとことで足ります。
• ② 何をしたか　見えたこと、聞こえたことだけ。「順番を代わってあげた」「途中で席を立った」。
• ③ 前と違うところ　「前回はできなかった」「今日は自分から言った」。ここが記録でいちばん価値があります。

③は難しく考えなくて大丈夫です。

思いつかない日は空でかまいません。

毎日3つ全部そろえようとすると続きません。

その場で残す方法

• ポケットのメモ帳に3語だけ　「たろう／おやつ／順番」でも、あとから思い出せます。
• 付せんに1行　1人1枚。書いたら記録用紙に貼っておく。
• 事業所のルールでスマホが使えるなら　自分あてのメモに音声入力。ただし個人情報の扱いは事業所の決まりに従ってください。

※子どもの名前や情報を、私物のスマホやアプリに残してよいかは事業所によって違います。

使う前に必ず確認してください。

この順番で書く

① 事実　何があったか。目で見て、耳で聞いたこと。

② 支援　こちらが何をしたか。声をかけた、待った、環境を変えた。

③ 反応　そのあと子どもがどうしたか。

この3つを順に置くだけで、1つの記録になります。

同じ場面を、順番に当てはめると

• ① 事実　「集団あそびの途中で席を立ち、部屋の隅に座った」
• ② 支援　「声はかけず、近くで一緒に座って待った」
• ③ 反応　「3分ほどで自分から戻り、最後まで参加した」

迷ったら、この3つに当てはまらない情報は書かなくて構いません。

感想や反省は、記録の欄には要りません。

何もなかった日に見るところ

• ① 前回と同じことができたか　「前回に続き、最後まで座って取り組んだ」。続いていることも変化です。
• ② 誰と、どこにいたか　「自由時間は同じ子のそばで過ごしていた」。関わりの相手は、あとから意味を持ちます。
• ③ 職員が何をしなかったか　「声をかけずに見守った」。やらなかったことも支援です。

それでも出ないときは「大きな変化なく過ごした」で構いません。

毎日ドラマを見つけようとすると、記録が苦行になります。

誰が読むかで分ける

• 支援記録　読むのは職員と児発管（児童発達支援管理責任者。支援の計画をつくる責任者）。事実を残す。次の支援の材料になります。
• 連絡帳　読むのは保護者。今日の様子を伝える。専門用語は使いません。
• 業務日誌　読むのは事業所と、指導に来る人。人数・時間・活動内容など、事実の記録。
• ヒヤリハット　読むのは次に同じ場面に立つ職員。責任追及の書類ではありません。

同じ出来事でも、書く相手が違えば、書く中身も変わります。

全部に同じ文を書いていると、時間だけかかって、どれも中途半端になります。

明日から試せること

• ① 全員ぶんを均等に書かない　変化があった子に時間を使い、それ以外は短くて構いません。
• ② 送迎の待ち時間に1人ぶん書く　まとまった時間を待つと、結局あとにずれ込みます。
• ③ 迷ったら書かない　「これ書いたほうがいいかな」で止まる時間がいちばん長い。迷うものは翌日に回します。
• ④ 最初の1行を決めておく　「◯◯の場面では、」から始めると手が動きます。
• ⑤ 見直しは1回だけ　何度も読み返すと、直したくなって終わりません。
• ⑥ 変化がない日は「変化なし」で出す　毎日ドラマを探さないでください。
• ⑦ よく使う言い回しを手元に置く　自分用の言い換えメモを作ると、迷う回数が減ります。

7つ全部はやらなくて大丈夫です。

①と③だけでも、かなり変わります。

構造のほうに原因がある場合

• 記録を書く時間が、勤務時間に入っていない　子どもが帰ってから、が前提になっている。
• 人が足りず、書く時間まで支援に取られる　最後の子が帰るまで手が空かない。
• 書式が多すぎる　支援記録・連絡帳・日誌・ヒヤリハットで、同じことを何度も書いている。
• 周りが帰らないので帰れない　定時に立ち上がりにくい空気がある。

どれもあなたの働き方が悪いわけではありません。体制の話です。

記録を書く時間は、労働時間です

記録は業務です。業務として行っている以上、その時間は労働時間に当たると考えられます。

残業代が出ない、記録の時間が勤務に入っていないといった状態が続いているなら、まずは雇用契約書と就業規則を確認してください。

そのうえで納得できないときは、各都道府県の労働局にある「総合労働相談コーナー」に無料で相談できます。

※賃金や労働時間の扱いは、雇用の形態や事業所の規程によって変わります。具体的な判断は、勤務先と公的な相談窓口で確認してください。

この記事のポイント

• ① 終わらない理由は3つに分かれます。まず自分がどれかを決める。
• ② いちばん多いのは「思い出す時間」が長い状態。書く時間ではありません。
• ③ その場で3つ拾う（場面・したこと・前との違い）。ここがいちばん効きます。
• ④ 事実→支援→反応の順に固定すると、迷う時間が減ります。
• ⑤ 迷ったら書かない。翌日確かめてから書けば足ります。
• ⑥ 工夫しても終わらないなら体制の問題。記録の時間は労働時間です。